Schakel AI B.V.
Versie 1.0 | 30 juli 2026
Schakel AI B.V. bouwt en beheert softwareoplossingen en AI-automatisering voor zakelijke opdrachtgevers, en biedt het eigen platform Membis aan.
| Verwerkingsverantwoordelijke | Schakel AI B.V. |
| Statutair adres | Melanchtonweg 75, 3052 KV Rotterdam |
| Kantoor | Coolsingel 65, 3012 AC Rotterdam |
| KvK-nummer | 98312529 |
| E-mail voor privacyvragen | [email protected] |
| Contactpersoon gegevensbescherming | Simon Voorbergen |
| Eerste reactie | binnen vijf (5) werkdagen; afhandeling van een verzoek binnen één maand |
Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken. Dat is iets anders dan de gegevens die wij in opdracht van een klant verwerken in een oplossing die wij voor hem hebben gebouwd. Dan werken wij in opdracht: die organisatie bepaalt wat er met de gegevens gebeurt en wij mogen alleen doen wat zij ons opdraagt. In de wet heet dat: zij is verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. Wat wij precies mogen doen staat in het contract met die organisatie. Werkt u met een applicatie die wij voor uw werkgever of leverancier hebben gebouwd, dan is die organisatie uw aanspreekpunt en niet wij.
Voor het gebruik van Membis als product gelden daarnaast de eigen voorwaarden en privacy-informatie van dat product; die vindt u in de applicatie zelf en zijn op verzoek beschikbaar via [email protected]. De opnamen van onze eigen gesprekken met u vallen wél onder deze verklaring, ook al bewaren wij ze in Membis (paragraaf 2.2).
| Doel | Contact onderhouden, offertes uitbrengen, projecten uitvoeren en beheren |
| Betrokkenen | Contactpersonen van klanten, prospects, leveranciers en partners |
| Gegevens | Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, gespreksnotities, projectcontext |
| Grondslag | Wij hebben deze gegevens nodig om onze afspraak met u uit te voeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG); is er nog geen afspraak, dan verwerken wij ze op grond van ons eigen belang bij zakelijk contact (sub f) |
| Bewaartermijn | Duur van de relatie plus vierentwintig (24) maanden; gegevens van prospects tot intrekking of bezwaar |
| Ontvangers | Membis (ons eigen platform), Microsoft 365, Google Workspace voor zover wij dat gebruiken, en Anthropic (voor samenvattingen) |
Dit is de verwerking waar wij het meest uitgebreid over zijn, omdat zij het meest ingrijpt.
| Doel | Het vastleggen van afspraken en scope, en het bewaken van de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening |
| Betrokkenen | Deelnemers aan gesprekken met Schakel AI: contactpersonen van klanten en prospects, en eventuele derden die aanschuiven |
| Gegevens | Audio-opname van het gesprek, de tekstuele uitwerking daarvan, een samenvatting, en de deelnemers en het tijdstip |
| Grondslag | Ons eigen belang bij een nauwkeurige vastlegging van wat is afgesproken (artikel 6 lid 1 sub f AVG). De afweging staat in paragraaf 3 |
| Bewaartermijn | Audio: negentig (90) dagen. Daarna verwijdert onze software de opname automatisch, ook bij de diensten die de opname of het transcript bewaren. Transcript en samenvatting: zolang de relatie duurt, omdat zij het werkdossier van de opdracht vormen. Verwijdering hiervan gebeurt op dit moment niet automatisch maar bij het afsluiten van een dossier; wij zijn een vaste termijn aan het invoeren en werken deze verklaring bij zodra die geldt |
| Ontvangers | Deepgram (spraak naar tekst), Recall.ai (deelname van de opname-assistent aan online vergaderingen), Fireflies.ai (spraak naar tekst), Anthropic (samenvatten en analyseren van de tekst, zodat wij daaruit de offerte, de scope en de werkopdrachten kunnen opstellen), en de infrastructuur waarop Membis draait |
Wat wij ermee doen. Wij nemen onze gesprekken met u op omdat die gesprekken de basis zijn van ons werk. Uit de uitwerking van een gesprek stellen wij de offerte op, leiden wij de scope en de acceptatiecriteria af, en maken wij de werkopdrachten waarmee wij bouwen. Later in het traject kijken wij erop terug om vast te stellen wat er is afgesproken. Het gesprek is bij ons dus geen aantekening naast het werk, het is het startpunt van het werk.
Wat wij er niet mee doen. Wij gebruiken opnamen en transcripten niet om AI-modellen te trainen; met de AI-leverancier die de samenvattingen maakt is dat ook contractueel vastgelegd. Wij gebruiken ze niet om personen te beoordelen, en wij doen geen emotie- of sentimentanalyse op stem of beeld. Wij nemen geen inhoud uit uw gesprekken op in oplossingen die wij voor andere opdrachtgevers bouwen: wat wij hergebruiken zijn generieke technische patronen, nooit uw gegevens of bedrijfsinformatie. Waar onze software sprekers onderscheidt, gebeurt dat op basis van de gegevens van het vergaderplatform of van akoestische scheiding, met labels als "spreker 1" en "spreker 2", en niet om iemand te identificeren.
Uw keuze. Voordat een opname start, wordt dat gemeld en bevestigd, en wij leggen per opname vast op welk moment en op welke wijze die bevestiging is gegeven. Maakt een deelnemer bezwaar tegen de opname van een specifiek gesprek, dan nemen wij dat gesprek niet op. Daar hoeven wij niets tegen af te wegen: één bezwaar is genoeg.
| Doel | Facturatie, boekhouding en het nakomen van fiscale verplichtingen |
| Betrokkenen | Contactpersonen van klanten en leveranciers |
| Gegevens | Naam, adres, factuur- en betaalgegevens |
| Grondslag | Het factureren zelf volgt uit onze afspraak met u (artikel 6 lid 1 sub b AVG); voor de zeven jaar die de fiscale bewaarplicht voorschrijft geldt de wettelijke verplichting (sub c) |
| Bewaartermijn | Zeven (7) jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht |
| Ontvangers | Moneybird (onze boekhoudsoftware), onze accountant en de Belastingdienst |
| Doel | Het benaderen van organisaties waarvan wij denken dat zij iets aan onze diensten hebben |
| Betrokkenen | Personen in een zakelijke rol bij die organisaties |
| Gegevens | Naam, functie, werkgever, zakelijk e-mailadres, openbaar zakelijk profiel |
| Grondslag | Ons eigen belang bij zakelijke acquisitie in een zakelijke context (artikel 6 lid 1 sub f AVG) |
| Bewaartermijn | Tot intrekking of bezwaar; contacten die niet tot een gesprek leiden worden periodiek opgeruimd |
| Ontvangers | Onze eigen systemen en ons e-mailplatform. Wij gebruiken op dit moment geen externe diensten voor het verzamelen of verrijken van contactgegevens. Gaan wij zo'n dienst gebruiken, dan werken wij deze verklaring bij voordat wij dat doen |
Deze gegevens halen wij uit openbare zakelijke bronnen, zoals de website van de organisatie en openbare zakelijke profielen, of wij krijgen ze via een doorverwijzing. Wij kopen geen contactbestanden.
Wilt u niet benaderd worden, dan is één bericht aan [email protected] genoeg. Wij verwerken dat verzoek en bewaren uitsluitend wat nodig is om u niet opnieuw te benaderen.
Dit is de opening van het document. De volledige tekst staat op deze pagina.