- Bedrijf
- BI-consultancybureau
- Vraagstuk
- Een bureau dat draait op losse software en handmatige planningen, en dus op de mensen die alles aan elkaar knopen.
- Aanpak
- Eén op maat gebouwd systeem voor de hele operatie: klanten, opleveringen, eisen, planning, capaciteit, uren en facturatie.
- Resultaat
- Ze runnen hun hele bedrijf op één systeem en sturen op wat er vandaag gebeurt, niet op wat vorige maand is vastgelegd.
Waar jij het verschil maakt, is in wat je oplevert. Dat iemand daarnaast voortdurend de stand van zaken bij elkaar moet halen, hoort daar niet bij.
Bij een bureau dat voor meerdere klanten tegelijk werk oplevert, loopt er op elk moment van alles door elkaar. Er komt een vraag binnen, iemand plant het in, er wordt aan gewerkt, er worden uren op geschreven en aan het eind van de maand moet het gefactureerd worden. Elke stap heeft zijn eigen plek: een document, een sheet, een mailwisseling, het boekhoudpakket. Het probleem is niet dat er te veel systemen zijn, maar dat de relatie tussen die systemen door mensen onderhouden moet worden. Wie wil weten waar het bedrijf staat, vraagt het na.
Eén centrale plek waar de eigenaar werkt, met pijlen naar de onderdelen van het bedrijf die daaraan hangen: klanten, opleveringen, eisen, uren, facturatie, financieel, capaciteit en planning. Vanaf die plek stuurt de eigenaar, zonder eerst een overzicht samen te stellen.
Daarom zijn we niet begonnen bij één losse stap. We hebben gekeken naar wat in de werkelijkheid één proces is, maar in de organisatie over verschillende plekken verspreid was. We hebben dat opnieuw als één geheel ingericht en één centrale, online omgeving gebouwd waarin opleveringen, eisen, planning, uren en facturatie op dezelfde gegevens rusten.
Alles wat het bureau voor een klant oplevert staat daarin bij elkaar, met de eisen, de mensen en de uren die erbij horen. Omdat een uur bij het schrijven al aan de klant en aan het werk gekoppeld is, is de stand van een opdracht er op het moment dat iemand hem nodig heeft. Van de vraag van een klant tot de regel op de factuur blijft het dezelfde opdracht.
Voor het bedrijf betekent dat vooral dat een week niet meer begint met navragen. Wie wil weten waar een klant staat, kijkt, en er hoeft niemand eerst een overzicht voor samen te stellen. Een collega die een oplevering overneemt ziet wat er gevraagd is, wat er gebouwd is en wat er nog openstaat, zonder eerst een mailwisseling terug te lezen. Halverwege de maand is zichtbaar welk werk anders loopt dan afgesproken, in plaats van pas in de nacalculatie. En de factuurregels hoeven aan het eind van de maand niet bij elkaar gezocht te worden: een conceptfactuur is op te vragen uit de uren die er dan al staan.
Dat nieuw werk binnen dezelfde werkwijze past, komt uit een keuze die we vooraf hebben gemaakt. Het bureau levert niet alleen dashboards; ook dataplatforms, applicaties en implementaties moeten gepland, uitgevoerd en gefactureerd worden. Daarom is het systeem niet rond één type product gebouwd, maar rond wat er voor een klant wordt opgeleverd. Nieuwe dienstverlening hoeft daardoor niet meteen een nieuw proces of systeem naast het bestaande te krijgen.
Het resultaat is niet dat er minder wordt vastgelegd. Wat wordt vastgelegd, hoeft alleen niet achteraf opnieuw bij elkaar gezocht te worden. De informatie waarop het bedrijf stuurt ontstaat tijdens het werk zelf. Daardoor kan er worden bijgestuurd wanneer dat nodig is, in plaats van pas wanneer de maand al voorbij is.