- Bedrijf
- membis.ai
- Vraagstuk
- Wat in gesprekken wordt afgesproken verdwijnt in losse notities en systemen, en moet later over meerdere gesprekken heen worden gereconstrueerd.
- Aanpak
- We bouwden Membis rond de context van een klant, project of team: gesprekken leveren verslagen, taken en documenten op die daar onderdeel van blijven.
- Resultaat
- Een doorzoekbaar bedrijfsgeheugen dat met ieder gesprek groeit. Wie later wil weten wat er is besloten, vindt het terug in de context waarin het gebeurde.
In een gesprek wordt besloten, afgesproken en toegezegd. Dat iemand dat daarna nog een keer moet vastleggen, hoort daar niet bij.
Bij organisaties die veel klantgesprekken voeren gebeurt het belangrijkste tijdens het gesprek, en het meeste werk erna. Iemand werkt de notulen uit, haalt de afspraken eruit, maakt er een document van, zet dat op de plek waar het hoort, stuurt de samenvatting rond en zet de toezeggingen in een lijst. Elke stap is klein. Maar ze stapelen zich op, en meestal beginnen ze pas nadat het gesprek al voorbij is. Het probleem is niet alleen dat uitwerken tijd kost. Zolang ieder gesprek als een los verslag eindigt, moet de organisatie later alsnog reconstrueren wat er over meerdere gesprekken heen is afgesproken.
Vier gesprekken op een tijdlijn. Onder elk gesprek staat als een stapel blokjes wat de organisatie op dat moment weet: bij het eerste gesprek één rij, en bij elk volgend gesprek komt er meer bij dan de vorige keer. Wat er ligt zijn de verslagen, afspraken, documenten, toezeggingen en besluiten uit die gesprekken, samen de geschiedenis van die klant, dat project of dat team. Bij het laatste gesprek is de stapel het hoogst en wijst een brede pijl terug omhoog, want daar komt eruit wat er is opgebouwd.
Daarom zijn we niet begonnen bij de notulen, maar bij wat er na een gesprek moet gebeuren én wat ervan moet blijven bestaan. Wat is er gezegd, wat moet iemand nu doen en wat moet een half jaar later nog bekend zijn? Daaruit is Membis ontstaan: één omgeving waarin gesprekken, documenten, afspraken en taken bij elkaar blijven op de plek waar ze thuishoren.
Membis maakt na een gesprek niet alleen het verslag. Ook de documenten, acties en opvolging die bij dat type gesprek horen worden voorbereid. Die verdwijnen vervolgens niet als losse bestanden in een vergadermap, maar blijven bij de klant, het project of het team waar het gesprek over ging. Zo bouwt een volgend gesprek verder op het vorige.
Na een gesprek hoeft het werk niet nog een tweede keer te beginnen. Het verslag ligt er, de afgesproken opvolging is eruit gehaald en de documenten staan waar ze horen. Wie later wil weten wat er is afgesproken, hoeft daarvoor niet degene te vinden die bij het gesprek zat.
De waarde ontstaat bovendien niet alleen na één gesprek. Iedere vergadering voegt iets toe aan wat al bekend was over een klant, project of team. Wie maanden later wil weten wat er over een deadline is afgesproken, welke toezeggingen nog openstaan of waarom een besluit destijds is genomen, hoeft niet eerst door losse notulen heen. De eerdere gesprekken vormen samen één geschiedenis. Ook iemand die niet bij die gesprekken was, kan terugvinden hoe een besluit tot stand kwam.
Dat een verslag bruikbaar is, komt uit een keuze die we vooraf hebben gemaakt: het soort gesprek bepaalt waar het verslag op moet letten. Bij een verkoopgesprek zijn dat de toezeggingen en de bezwaren, bij een projectoverleg de besluiten en de blokkades. Met één sjabloon lijkt elk verslag op elkaar, en dan is het weer aan de lezer om eruit te halen wat ertoe doet.
Het resultaat is dat een gesprek niet ophoudt te bestaan zodra iedereen de meeting verlaat. Wat er is besloten, afgesproken en toegezegd blijft onderdeel van de geschiedenis van die klant, dat project of dat team. Het uitwerken gebeurt tussendoor, maar de grotere winst is dat de organisatie later niet opnieuw hoeft uit te zoeken wat ze al wist.